Ik heb ruim 2000 euro voor iemand verdiend door namens die persoon een onderbouwde brief te schrijven aan de Belastingdienst. Het was nodig, want een onterechte naheffing dreigde. Ik heb het verhaal aanhoord, alle argumenten op een rij gezet, in een logische opbouw en met een overtuigend pleidooi. Opvallend snel lag de reactie in de vorm van een blauwe envelop op de deurmat. De tijding was heuglijk: onderbouwing geaccepteerd, naheffing afgewend.

Zakelijk hoeft niet duur te zijn

Als je erover nadenkt wordt er in dit land met al zijn regels en papierwerk behoorlijk wat gevraagd van iedereen. Als er iets mis is gegaan of dreigt mis te gaan, dan moet je in de pen klimmen. En laat daar veel mensen nou moeite mee hebben! Iedereen die werkt in een als bureaucratisch te boek staande omgeving kan zich de handgeschreven briefjes met de hanenpoten van opa Arie wel voor de geest halen. Je lacht erom, maar de burger of ondernemer staat dan vaak wel al met 1-0 achter. Zo werkt dat toch vaak.

Hoe voorkom je dat? De eerste impuls is het binnenhalen van een adviseur. Heb je een ‘fitty’ met de Belastingdienst, dan moet je een belastingadviseur erbij halen. Wil je een zienswijze op een bestemmingsplan indienen, dan ren je naar Rechtsbijstand. Ligt NS het te verklooien, dan weet reizigersvereniging Roever misschien wel iemand. En dan gaat ook de euroteller lopen. Maar dat is volgens mij lang niet altijd nodig. Jouw verhaal is namelijk jouw eigen verhaal, niet doordrenkt van technische feiten waar je voor gestudeerd moet hebben. Soms wel, maar lang niet altijd. En dan gaat het er dus om dát eigen verhaal een beetje overtuigend, consistent en goed leesbaar op te schrijven.

Dan is er veel te bereiken. Want aan de andere kant is niet iedereen gemeen, hoor. Heel vaak zoeken de kantoormedewerkers naar argumenten die zij op hun beurt weer goed kunnen verantwoorden naar hun superieuren. Help ze dus met zichzelf in te dekken door een goede brief te sturen!

Handwerk

Bij mij wordt een snaar geraakt als ik voor zo’n klusje gevraagd word. Er wordt een vlammetje aangemaakt, dat pas dooft als de brief tot in de puntjes af is. Als hij staat als een huis (en degene voor wie ik hem schrijf zich er nog steeds in kan herkennen, natuurlijk). Dat is noest handwerk in mijn ogen, sleutelen en schaven. Juiste argumenten in de goede volgorde zetten, een kop en een staart eraan breien, alles wat iedereen met Nederlands op school wel eens heeft gehad maar graag weer is vergeten. Ik durf te zeggen dat ik daar goed en snel in ben en lees die brieven graag nog wel eens na.

En wat is het dan mooi als je er iets mee in beweging kunt zetten, zoals met de Belastingbrief uit de inleiding. Mooie zinnen hebben zin. Ook in zakelijk, financieel of administratief opzicht.